Fakturowanie w systemie KSeF

KSeF - Krajowy System Elektronicznych Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur zapisanych w formacie XML.

Ministerstwo Finansów przygotowało i wdraża system KSeF, aby:

• zapewnić pełną cyfryzację obiegu faktur w transakcjach pomiędzy firmami (B2B) oraz konsumentami (B2C)
• zwiększyć transparentność i ograniczyć ryzyka nadużyć podatkowych
• uprościć kontrolę i przyspieszyć rozliczenia podatku VAT

Zwróć uwagę! Faktury z kas rejestrujących oraz bilety spełniające funkcję faktury są wyłączone z obowiązku korzystania z KSeF-u.

Podstawą zmian fakturowania i obowiązku korzystania z systemu KSeF są przepisy prawa zawarte w:

• Ustawie z dnia 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852)
• Ustawie z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).  

Faktura wystawiona w systemie KSeF różni się od tradycyjnej e-faktury (w formie pliku PDF):

• ma jednolity format XML zgodny ze wzorem Ministerstwa Finansów
• jest automatycznie weryfikowana i otrzymuje indywidualny numer - KSeF ID
• trafia bezpośrednio do systemu KSeF
• przez 10 lat dokumenty są przechowywane w bazie Ministerstwa Finansów

Obowiązek korzystania z systemu KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, w tym podmiotów zagranicznych z siedzibą w Polsce, niezależnie od:

• statusu podatnika VAT (czynny/zwolniony)
• formy prawnej firmy (spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze, jednostki sektora publicznego)
• wielkości firmy

To, kiedy firma ma obowiązek rozpocząć wystawianie faktur w KSeF-ie, zależy od poziomu jej obrotów:

• dla firm z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł wraz z podatkiem VAT w 2024 r. - od 1 lutego 2026 r.
• dla pozostałych podmiotów (MŚP, mikrofirmy) - od 1 kwietnia 2026 r.
• dla firm „wykluczonych cyfrowo”, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł wraz z podatkiem VAT – od 1 stycznia 2027 r.

Zwróć uwagę! Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbiór e-faktur z systemu KSeF, nawet jeśli obowiązek ich wystawiania obejmuje daną firmę od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

• Nie będziemy wysyłać faktur mailowo/listownie. Jednak nadal będziemy Ci wysyłać powiadomienia SMS o wystawionych przez nas fakturach. Dokumenty faktur trzeba będzie pobrać samodzielnie z systemu KSeF. Fakturę uznaje się za doręczoną w momencie, gdy zostanie jej nadany numer KSeF ID.
• W naszym serwisie do obsługi eBOK faktury zamienią się w wizualizację faktur, wystawionych w  KSeF-ie, nie będą to dokumenty księgowe w rozumieniu przepisów podatkowych. Archiwum rozliczeń i terminarze w serwisie eBOK będą nadal dostępne, ale będą zawierały dodatkowy numer KSeF ID.

Tak, oto najważniejsze korzyści dla firm:

• faktury są dostępne „od ręki”, zaraz po ich wystawieniu
• nie trzeba prowadzić własnej archiwizacji faktur, ponieważ dokumenty w systemie KSeF są przechowywane przez 10 lat
• szybszy zwrot podatku VAT (do 40 dni)
• prostsze kontrole podatkowe
• ustandaryzowana struktura faktur w formacie XML
• automatyczne sprawdzanie wystawionego dokumentu pod kątem poprawności technicznej

Wraz z wprowadzeniem systemu KSeF:

• należy w firmach zapewnić dostęp do internetu i programów księgowych zintegrowanych z systemem KSeF
• nie będzie możliwości edycji wystawionej faktury (będzie możliwa tylko korekta)
• nie będzie można wystawiać not korygujących

Poza systemem KSeF będą funkcjonowały m.in.:

• noty obciążeniowe
• wezwania do zapłaty, monity
• noty odsetkowe
• dokumenty windykacyjne
• pisma informacyjne

Takie dokumenty nadal będą dostępne w naszym serwisie eBOK lub przesyłane mailowo/listownie.

• Zapewnić dostęp i uprawnienia do systemu KSeF. W tym celu trzeba zalogować się do e-urzędu skarbowego i nadać pracownikom uprawnienia do KSeF.
• Sprawdzić narzędzia – upewnić się, że system księgowy w firmie obsługuje KSeF (API/ERP).
• Przeszkolić zespół – osoby odpowiedzialne za fakturowanie muszą znać nowe zasady wystawiania i korygowania dokumentów.

Szczegółowe informacje są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów, tutaj.